Admisión fuera de plazo
1. INTRODUCCIÓN.
- Registro de las solicitudes fuera de plazo.
- Gestión por parte de comisiones de escolarización y centros de las solicitudes presentadas fuera de plazo.
El procedimiento “Fuera de plazo” se tramita a través de la secretaría virtual. La solicitud la puede registrar el propio usuario o se puede hacer a través del Servicio de Apoyo al Ciudadano, en el propio centro o en la comisión de escolarización.
Si la solicitud la registra el propio interesado deberá adjuntar la documentación que se solicita, si la solicitud la registra el SAC, no es necesario adjuntar documentación porque el usuario la habrá entregado en papel, pero en cualquiera de los dos casos, es aconsejable que las comisiones de escolarización o responsables del SAC validen la información aportada, aunque no es obligatorio hacerlo para gestionar las solicitudes. Para ello se habilitará la posibilidad entre las opciones de la gestión de la lista de espera.
Si hubiera alguna incidencia en la solicitud (por ejemplo, algún documento que no se considera correcto), la resolución de dicha incidencia es presencial ante el centro o la comisión de escolarización correspondiente. Sería este personal, el responsable de ponerse en contacto con la persona presentadora de la solicitud para solventar los problemas correspondientes. Si el solicitante no hubiera aportado la documentación, el SAC puede acceder a la solicitud del representante legal para subsanar el error.
Una vez presentada la solicitud, la Comisión de escolarización, Inspección y/o el Centro de destino estudiarán y admitirán al alumnado en la opción correspondiente, después el centro receptor procederá a registrar una nueva matrícula para el alumnado.
Al realizar la matricula en el centro se comprueba que se ha realizado previamente una solicitud fuera de plazo.
2. REGISTRO DE SOLICITUDES.
El procedimiento para la cumplimentación de la solicitud fuera de plazo puede consultarse las siguientes guías disponibles en Tesela:
- Solicitud de admisión fuera de plazo telemático (Responsables legales):
- Solicitud de admisión telemática fuera de plazo (SAC):
Una vez registrada la solicitud, la gestión de la solicitud corresponde a la Comisión de escolarización correspondiente. Si el centro pertenece a la Comisión Provincial de Escolarización (no tiene Comisión de escolarización específica) las funciones de la comisión recaerán sobre la inspección de referencia y/o sobre la dirección del centro, que podrán admitir y/o renunciar las solicitudes.
Será imprescindible recurrir a la inspección de referencia en el caso de “Admisión directa” de la solicitud.
Se pueden presentar tantas solicitudes fuera de plazo como se quieran y siempre será la última solicitud presentada la que se tenga en cuenta. El resto quedarán desestimadas por solicitud posterior.
Por tanto, Rayuela permite presentar una solicitud fuera de plazo existiendo ya una solicitud previa.
Pueden darse diferentes situaciones:
Solicitud presentada por el representante legal:
- Para presentar una solicitud el representante legal debe acceder a “Trámites abiertos” y desde dentro de la pantalla de “Selección de solicitante” elegir al alumnado. En la columna “¿Tiene alguna solicitud asociada?” la respuesta es “No”. Sería su primera solicitud.
- El representante legal ha guardado su solicitud, pero ha guardado para presentar más tarde, y está en borrador.
Puede optar por dos caminos si intenta presentar otra:
- Acceder al “Mis Trámites” y acceder de nuevo al detalle de su solicitud y terminar de editar y presentar.
Desde esta opción podrá también borrar su solicitud.
2. Elegir de nuevo “Trámites abiertos”, y en la selección del alumnado se le informará que ya existe una solicitud en borrador:
Si decide seguir por este camino dará aviso de que tienen ya una solicitud presentada y el registro de la nueva anulará la anterior.
Solicitud presentada por el SAC:
- Si se presenta solicitud por primera vez:
- Si la solicitud ya existe o el solicitante ha guardado para presentar más tarde y está en borrador, el SAC puede marcar si quiere "acceder a la existente” o “crear una nueva”.
Rayuela contiene un historial de registros de cada una de las solicitudes fuera de plazo que se hayan presentado. Cada una de las personas responsables legales tiene acceso desde su perfil de Secretaría Virtual, en el apartado “Mis trámites”.
Para acceder a la pantalla informativa se debe pulsar en el botón azul “Solicitudes anteriores”.
Si se pulsa sobre el icono verde “Detalle de la solicitud”, Rayuela muestra, por fecha de registro, en modo visualización, la información contenida en esa solicitud.
3. GESTIÓN DE LA LISTA DE ESPERA.
La opción para la gestión de las listas de espera estará disponible desde la Ruta: Alumnado / Escolarización / Proceso ordinario / Lista de espera, (en el caso del perfil Comisión de escolarización, la opción se nombra “lista de espera y reubicaciones”)
Desde esta opción se muestra la pantalla “Lista de espera (y Reubicaciones)”. En ella, por defecto, se presenta el mensaje “No existen datos”.
Si es el centro el que realiza las admisiones en los desplegables se presentarán sólo su centro y las enseñanzas que se imparten en el centro.
En el caso de las comisiones de escolarización se desplegarán todos los centros de la comisión con sus enseñanzas respectivas.
A la hora de gestionar una solicitud la pantalla, ofrece dos tipos de consulta:
- Por solicitante
- Por centro y enseñanza (se muestra por defecto)
Tipo de consulta a realizar: por solicitante.
La opción por solicitante permite localizar al alumnado y obtener la información completa de las preferencias de su solicitud: todos los centros solicitados, la disponibilidad o no de vacantes por vía de acceso y la existencia de lista de espera en los centros.
Tipo de consulta a realizar: “Por centro y enseñanza”.
Presenta diferentes opciones de filtrado: Proceso, Centro, Enseñanza y Estado, además una vez elegido centro y enseñanza, la pantalla mostrará las vacantes existentes por cada una de las vías de acceso.
Desde esta pantalla, al seleccionar “Centro” y “Enseñanza” aparecen las solicitudes registradas dentro del proceso “Fuera de plazo” para esa elección.
Por defecto, se mostrará en el filtro “Estado: En lista de espera” se mostrarán las solicitudes que no han sido admitidas todavía. Las solicitudes que vayan admitiéndose se eliminarán del “Estado: Lista de espera” y pasarán a “Admitidos “. De igual forma las solicitudes que se renuncien, se eliminarán del “Estado: Lista de espera” y las podremos consulta en Estado: “Todos”.
El estado “Todos” muestra todas las solicitudes que se han eliminado de la lista de espera (también las admitidas) y nos indicarán cual es la situación de la solicitud.
Las solicitudes fuera de plazo se ordenan por orden de entrada; por tanto, serán la “Fecha” y la “Hora” de presentación de las serán las que decidan su posición en la lista. Este registro de genera automáticamente si la solicitud es registrada por el interesado desde la secretaria virtual. Si el registro de la solicitud la hace el SAC deberá ser indicada en el campo habilitado para ello.
La fecha y hora se mostrarán en el campo “Entrada”.
OPCIONES DE GESTIÓN:
Veamos las opciones una a una:
Detalle: Muestra el detalle de la solicitud presentada para el alumnado.
Ficha del alumnado: desde esta opción se accede a la ficha del alumnado.
En el caso de alumnado no nacido deberá registrarse en la ficha del alumnado (accediendo desde la solicitud) la fecha de nacimiento del alumnado cuando nazca para que el alumnado aparezca en la lista de espera.
Admitir:
Sólo se podrá admitir si existen plazas vacantes y si el solicitante es el primero de la lista de espera de su vía. En caso contrario al admitir al solicitante Rayuela advertirá con un aviso emergente de la condición que no se cumple.
La admisión de una solicitud provoca que se descuente una plaza de las que aún tenía disponible el centro para la oferta correspondiente y vía. Antes de realizar la admisión, se comprueba que el centro efectivamente tiene al menos una plaza disponible en esa enseñanza y vía.
La solicitud admitida desaparece de esta lista de espera. Y pasa a estado “Admitida”, como vimos en el punto anterior, y el estado nos informa de la situación de la solicitud.
Cuando la solicitud es admitida Rayuela emitirá una alerta mediante mensajería interna a las personas responsables legales, desde la que se podrán descargar la Credencial de escolarización que la familia tendrá que presentar para que su hijo pueda ser matriculado en el centro.
La credencial estará también disponible en la Secretaría Virtual del solicitante y el centro podrá acceder a ella desde la solicitud del alumnado. Además, se podrá acceder desde la pantalla de listas de espera, para todas las solicitudes fuera de plazo que aparezcan con Estado: Admitido.
A partir del día siguiente a la generación de la credencial comenzarían a contar los 5 días hábiles que dispone la familia para formalizar la matrícula. Si no la formaliza en ese plazo, se considera que la credencial ha caducado y se volvería a liberar la vacante asignada.
Si el alumnado no realiza su matrícula y la credencial caduca el alumnado volvería a estar disponible en todas las listas de nuevo. La solicitud volverá a aparecer como fuera de plazo y se puede volver a admitir al alumnado en el mismo centro u otro centro (lo cual provocaría la generación de una nueva credencial con una nueva vigencia de 5 días hábiles) o renunciar la lista de espera.
En el momento que se efectúa la matricula la credencial pierde su vigencia.
Documentación:
Desde esta opción debemos confirmar que la documentación aportada por el solicitante es correcta.
Desde la pantalla “Documentación de la solicitud”, se muestra la información disponible y pendiente de autorizar por parte del Sistema de Información de la Administración Pública y la documentación pendiente de cotejar por parte del centro para su validación.
Es necesario marcar las casillas de los diferentes documentos para verificar su validez y grabar la información.
La documentación debe tener estado “Documentación revisada y conforme”.
Renuncia a la lista de espera:
Mediante esta opción un solicitante puede renunciar a la lista de espera de ese centro. Cuando un alumnado renuncia a la lista de espera provoca la renuncia a la petición correspondiente y a todas las de menor prioridad que registrara en la solicitud.
Admisión en centro no solicitado. (Sólo disponible para comisiones de escolarización e inspectores responsables de centro de la comisión provincial)
Con frecuencia, los centros incluidos en las solicitudes fuera de plazo no disponen de vacantes y es necesario admitir al alumnado en centros que no han sido elegidos en la solicitud. Para ello, Rayuela incorpora la posibilidad “Admisión en centro no solicitado”. Al seleccionar la opción se despliega una ventana donde se podrá elegir el centro de la comisión en el que será admitido:
Los centros que se muestran candidatos a matricular son aquellos en los que hay plazas libres y no existe lista de espera. No se mostrarán los centros que ya estuvieran en la solicitud del alumnado.
Si ocurren alguna de estas circunstancias Rayuela avisará de ello.
Si la comisión no tiene centros con plazas para admitir, o tiene solicitudes en las listas de espera de todos sus centros se deberá actuar sobre las vacantes para liberar la plaza.
Una vez que el centro de destino ha matriculado a la alumna, la situación administrativa de la alumna en el centro de origen es: “Trasladada”.
No todas las solicitudes de fuera de plazo, admitidas y matriculadas corresponden a un traslado, para que sea traslado debe ser mismo nivel educativo.
4. ADMISIÓN DIRECTA.
Puede darse el caso que la solicitud deba ser admitida al margen del proceso de adjudicación.
Para esos casos se ha habilitado la opción “Admisión directa”. Esta opción está sólo disponible en el perfil para comisiones de escolarización e inspectores responsables de centro de la comisión provincial. También está disponible para Gestión de Escuelas infantiles.
Accedemos a la opción desde la Ruta: Alumnado / Escolarización / Régimen general / Admisión directa.
Se muestra la pantalla “Admisión directa de solicitudes”. Esta pantalla, por defecto, presenta el mensaje de “No existen datos”.
La operativa es similar a la admisión desde la pantalla “Lista de espera y reubicaciones” pero la ordenación de las solicitudes es alfabética al no ser determinante la posición que se ocupe en la lista.
Desde aquí no se valida la existencia de lista de espera por lo que se puede admitir al alumnado en cualquier “Centro” y “Enseñanza”, siempre que existan plazas por la vía de acceso.
Si se pulsa sobre la opción “Admitir directamente”, Rayuela muestra una ventana para seleccionar el motivo:
Se marca la casilla correcta, se pulsa en el botón “Aceptar” y la solicitud estará “Admitida”.
Posteriormente el centro debe formalizar la matrícula en el centro.
5. CONSIDERACIONES A TENER EN CUENTA AL MATRICULAR SOLICITUDES ADMITIDAS POR FUERA DE PLAZO.
- Cambio de Especialidad de bachillerato dentro de un mismo centro o centro diferente.
Este comportamiento va a corregirse para que el alumnado que cambie de modalidad no necesite presentar una solicitud fuera de plazo, pero mientras se subsana es necesario presentar una nueva solicitud.
Una vez presentada y admitida Rayuela va a hacer una validación para comprobar que el alum alumnado no tiene ninguna otra matrícula registrada; por tanto, el centro de origen debe anular/borrar la matricula inicial.
El estado de la matricula será “Anulada” no “Trasladada” ya que para Rayuela no se trata del mismo curso.
- alumnado que ha sido matriculado por error en un nivel o en un centro que no les corresponde.
Si al hacer la matrícula una vez que ha sido admitido por fuera de plazo Rayuela avisa que ya tiene registrada otra matrícula es necesario borrarla o anularla.
Hay que diferenciar si la matrícula del alumnado viene de un proceso de escolarización o si la matrícula es resultado de una promoción o una repetición.
- Si es un centro que no les corresponde y mismo nivel.
El camino no sería el de anular la matrícula, bastaría con presentar una nueva solicitud y matricular en el nuevo centro, quedando la matrícula del centro origen como trasladada automáticamente
- Si la matricula no ha participado en escolarización y no hay cambio de centro (por ejemplo, un alumnado que han matriculado en un curso ordinario de 3º o 4º, cuando realmente debe cursar un curso de diversificación curricular) el centro puede borra la matricula registrada por error y hacer matrícula en el nuevo curso. Hay que tener en cuenta que los cursos de Diversificación Curricular no se incluyen en la admisión por lo que la matrícula no comprobará que la solicitud venga de un proceso de admisión.
- Si el alumnado matriculado ha participado en un proceso de escolarización, y entre las opciones de matrícula no se habilita la opción anular o borrar, para anular la matrícula se debe renunciar a la plaza adjudicada desde las opciones de la lista de espera. Para ello debemos localizar al alumnado desde la opción “Proceso Ordinario (o adscripción)” + “Admitido” y "Renunciar la plaza".
Si la anulación de la matrícula se hace a través de la opción “Anular matrícula” del detalle de la matrícula el estado de la matrícula en el centro de origen será “Anulada”.
Si la matrícula se ha renunciado desde lista de espera y se trata del mismo nivel, el estado de la matrícula en el centro origen será “Trasladada”.
*La opción Renuncia a la plaza sólo está disponible para solicitudes fuera de plazo o Proceso Ordinario de escuelas infantiles. (Para solicitudes del proceso ordinario esta opción estaría en la pantalla Solicitudes de todas las escuelas infantiles).
Además, la opción estaría siempre disponible mientras que el tipo de consulta a realizar sea por centro y enseñanza y el estado no sea “Lista de espera”. Para los casos que no sea posible renunciar a la plaza, se mostrara el motivo en una ventana emergente:
Solicitud no admitida:
No es solicitud fuera de plazo:
Para estos casos se debe anular matrícula desde la pantalla de Relación de matrícula, siempre y cuando se trate de un cambio de curso o nivel, ya sea en el mismo o distinto centro. Si se trata de un cambio de centro y no de curso o nivel, se trataría de un traslado y no sería necesario ni anular ni renunciar.
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